איך לכתוב מיילים ארוכים במיוחד במחשב באמצעות דיבור בלבד

דף הבית » Windows » כיצד לכתוב מיילים ארוכים במיוחד במחשב באמצעות דיבור בלבד

אם אתם מבלים את יומכם במענה לאימיילים, סביר להניח שחשבתם יותר מפעם אחת שאנחנו כותבים הרבה יותר לאט מאשר מדברים . הדבר המצחיק הוא, שמנטלית, אנחנו יכולים להסביר רעיון מורכב בקול רם תוך שניות, אבל אז אנחנו מבלים כמה דקות בהקלדת אותה הודעה כדי להפוך אותה ל"יפה".

החדשות הטובות הן שאתם כבר לא צריכים לסבול: אתם יכולים לכתוב מיילים ארוכים במיוחד במחשב שלכם פשוט על ידי דיבור , ניצול תכונות ההכתבה של Microsoft 365, פונקציות מקוריות של Windows ו-macOS, או אפילו הרחבות ספציפיות שהופכות את הודעות הקוליות שלכם למיילים מקצועיים ומלוטשים. להלן, תמצאו הסבר מפורט על אופן פעולתם של כלים אלה, כיצד להגדיר אותם, ואפילו כיצד להכתיב סימני פיסוק או סמלים מיוחדים בשפות שונות.

למה כדאי להכתיב את האימיילים שלך במקום להקליד אותם

הדבר הראשון שצריך להבין הוא שאנחנו יכולים לקרוא בערך פי שמונה מהר יותר מאשר להקליד . משמעות הדבר היא שבכל פעם שאתם מתיישבים לכתוב אימייל ארוך באמצעות מקלדת, אתם עובדים בשבריר ממהירות החשיבה והתקשורת בפועל שלכם.

ההערכה היא שעובד ממוצע מבלה כ-28% מיום העבודה שלו בניהול מיילים . אם חלק משמעותי מזמן זה מושקע בהקלדה, סקירה וכתיבה מחדש, אתם מבזבזים כמות ניכרת של זמן שיכול היה להיות מוקדש למשימות בעלות ערך גבוה יותר.

לעומת זאת, כשמכתיבים הודעה, מדברים כמעט מהר ככל שניתן לקרוא . זה מאפשר לשלוח אימייל תוך מספר דקות בלבד, דבר שייקח הרבה יותר זמן אם ייכתב ביד. בנוסף, לוכדים משהו שקשה מאוד להעביר באמצעות מקלדת: טון - אותו שילוב של חמימות, דחיפות או ניואנס רגשי שלעתים קרובות הולך לאיבוד בטקסט רגיל.

פרט מרכזי נוסף הוא שבזכות מערכות מודרניות של העברת קול לטקסט, אינכם צריכים עוד להתקין תוכנות מסובכות או לשלם עבור רישיונות יקרים . מיקרוסופט משלבת הכתבה ב-Outlook ובשאר אופיס, Windows כוללת זיהוי דיבור, macOS מציעה הכתבה ברמת המערכת, וכאילו זה לא מספיק, צצו כלי דוא"ל ספציפיים כמו VoicyMail המספקים לכם את הטקסט הסופי והמעוצב מוכן לשליחה.

כיצד להשתמש בהכתבה ב-Outlook וב-Microsoft 365 כדי לכתוב הודעות דוא"ל באמצעות דיבור

בתוך המערכת האקולוגית של Microsoft 365, Outlook כולל תכונת הכתבה שממירה את קולך לטקסט בזמן אמת . היא תואמת לגרסת שולחן העבודה הקלאסית, ל-Outlook החדש ול-Outlook עבור Mac, בתנאי שיש לך מיקרופון תקין וחיבור אינטרנט יציב.

הכתבת מיילים בגרסה הקלאסית של Outlook (Windows)

כדי לחבר הודעות דוא"ל באמצעות פקודות קוליות ב-Outlook הקלאסי למחשב שולחני, התהליך פשוט מאוד. הדבר החשוב הוא להיכנס באמצעות חשבון Microsoft 365 שלך ולוודא שלמחשב שלך יש מיקרופון תקין.

1. צור אימייל חדש או השב לאימייל קייםפתחו את Outlook, לחצו על "אימייל חדש" או "השב" בהודעה שברצונכם להשיב לה.
2. לחץ על גוף ההודעהכלומר, באזור שאליו יגיע טקסט האימייל.
3. עבור ללשונית "הודעה" ולחץ על "הכתבה"תראה כפתור הכתבה ספציפי ברצועת הכלים.
4. המתן עד שהכפתור יציין שהוא מקשיבבדרך כלל זה ישנה מצב או יציג מחוון חזותי.
5. הוא מתחיל לדבר כרגיל.הטקסט יופיע על המסך בזמן שאתה מדבר.

המפתח הוא שבנוסף למילים, ניתן להשתמש בפקודות קוליות כדי להוסיף סימני פיסוק וסמלים : "פסיק", "נקודה", "סימן שאלה", "סימן אחוז", "סימן אות" וכו'. Outlook יפרש את הפקודות הללו וימקם אותן במקום המתאים.

הכתבה ב-Outlook עבור Mac

במחשב מק, הרעיון כמעט זהה; רק מיקום הכפתור משתנה מעט. המפתח הוא שאתה מחובר ל-Microsoft 365 ויש לך מיקרופון פעיל במחשב ה-Mac שלך (פנימי או חיצוני).

1. פתח אימייל חדש או השב לאימייל חדש מתוך Outlook עבור Mac.
2. בסרגל הכלים, אתר את כפתור "הכתבה" ולחץ עליו..
3. כאשר ההכתבה מוכנה, להתחיל לדבר באופן טבעי ותראה איך המייל כתוב את עצמו.

ההתנהגות עם סימני פיסוק דומה: ניתן לומר את הפקודות עבור סימנים ותווים מיוחדים (אליפסיס, נקודתיים, סוגריים וכו') והם מוכנסים למיקום הנכון.

הכתבת מיילים באאוטלוק החדש

אם אתם משתמשים בגרסה העדכנית ביותר של Outlook ("ה-Outlook החדש" המאוחד), הכתבה פועלת כמעט באופן זהה, עם כמה שיפורי ממשק, אך הרעיון נשאר זהה: אתם בוחרים את גוף ההודעה, מפעילים את הכתבה ומדברים.

1. צור הודעה חדשה או השב להודעה קיימת.
2. לחץ על גוף האימייל כדי לציין היכן ייכתב הטקסט.
3. עבור ללשונית "הודעה" ולחץ על כפתור "הכתבה"..
4. כאשר Outlook מציין שהוא מאזין, התחל להכתיב את האימייל שלך עם נורמליות מוחלטת, כולל שמות פרטיים, מספרים ופקודות פיסוק.

מעניין לציין, ששירות ההכתבה של מיקרוסופט אינו מאחסן לצמיתות את הטקסט השמע או הטקסט המתועתק שלך . הקול שלך נשלח לשרתי מיקרוסופט רק כדי ליצור את פלט הטקסט, אך הוא אינו נשמר לשימושים אחרים, מה שמקל על חששות רבים בנוגע לפרטיות בסביבות ארגוניות.

פקודות קוליות לפיסוק, סמלים ועיצוב בשפות שונות

קפיצת הדרך האמיתית בפרודוקטיביות מגיעה כשמתחילים לשלוט בפקודות קוליות לפיסוק, סמלים, מעברי שורה או פסקאות חדשות . במקום לחזור למקלדת כדי להקליד פסיק או שלוש נקודות, אומרים את זה בקול רם והכלי מקליד את זה בשבילכם.

מיקרוסופט מתחזקת רשימה נרחבת מאוד של פקודות ספציפיות לעשרות שפות וגרסאות אזוריות : ספרדית, אנגלית, צרפתית, גרמנית, איטלקית, פורטוגזית, סינית, יפנית, ערבית, רוסית, עברית, הינדית, קוריאנית, שוודית, דנית, הולנדית, פינית, פולנית, רומנית, צ'כית, הונגרית, יוונית, קרואטית, בולגרית, סלובנית, אסטונית, ליטאית ועוד רבות, בנוסף לשפות הודיות רבות (גוג'ראטי, מרטהי, טמילית, טלוגו וכו').

דוגמה לפקודות בספרדית

כשאתם מכתיבים בספרדית, הקול שלכם מזהה מספר לא מבוטל של פקודות. לדוגמה, אתם יכולים לומר "נקודה", "פסיק", "סימן שאלה", "סימן קריאה" או "סימן שאלה פותח" כדי להוסיף את התווים המתאימים (¿ ? ¡ ! וכו').

ניתן גם להשתמש בפקודות כמו "שורה חדשה", "מעבר שורה" או "פסקה חדשה" כדי להתחיל בשורה הבאה או לפתוח גוש טקסט חדש, וזה מאוד שימושי לבניית מיילים ארוכים מבלי לגעת במקלדת.

מערכת ההכתבה הספרדית מאפשרת לך גם להורות למשתמש להוסיף נקודתיים, נקודה-פסיק, מרכאות, סוגריים, סוגריים מרובעים, מקפים, אליפסות או גרשיים פשוט על ידי אמירת שם סימן הפיסוק. אותו הדבר חל על סמלים כגון סימן ה-a (@), כוכבית (*), קו תחתון (*), סימן אמפרסנד (&) או סמל תואר (*).

ברמה מתמטית, ניתן להכתיב "סימן אחוז", "האשטאג", "סימן פלוס", "סימן מינוס", "סימן כפל", "סימן חילוק", "סימן שוויון", "סימן פלוס או מינוס", "סימן קטן מ" או "סימן גדול מ" . פקודות עבור המטבעות הנפוצים ביותר - דולר, לירה שטרלינג, אירו וין - מזוהות גם כן.

פקודות פיסוק בשפות אחרות

אם אתם עובדים בסביבות בינלאומיות או מכתיבים מיילים בשפות אחרות, המערכת מציעה פקודות המותאמות לכל שפה . לדוגמה, באנגלית תוכלו לומר "נקודה", "פסיק", "סימן שאלה", "סימן קריאה", "נקודתית", "semicolon", "פתיחה של ציטוטים", "סגירת ציטוטים", "פתיחה של סוגריים", "סגירת סוגריים", "האשטאג", "סימן פלוס" או "סימן קטן יותר", ועוד רבות אחרות.

דברים דומים קורים גם בצרפתית, גרמנית, איטלקית, פורטוגזית והולנדית: ישנן מילות מפתח לכל סימן פיסוק, סמל מתמטי, מטבע או אימוג'י בסיסי (פרצופי סמיילי, לבבות וכו'). לכל שפה יש רשימה משלה של ביטויים מקובלים, כך שהמערכת מבינה גם וריאציות פורמליות וגם ביטויים נפוצים בשפה המדוברת.

עבור שפות בעלות אלפביתים שונים (ערבית, רוסית, יוונית, עברית, יפנית, סינית, קוריאנית וכו'), תכונת ההכתבה כוללת גם פקודות ספציפיות למקפים, מרכאות, סוגריים, סימני קריאה ושאלה, וסמלי אחוזים ומטבע . זה מאפשר לך לכתוב מיילים רשמיים, טכניים או פיננסיים בשפת האם שלך מבלי לאבד דיוק.

בנוסף, חלק מהשפות כוללות פקודות קוליות להוספת אימוג'ים פשוטים , כגון "פרצוף מחייך", "פרצוף עצוב" או "אימוג'י לב", שיכולים להיות שימושיים במיילים פחות רשמיים או בתקשורת מהירה עם עמיתים.

שפות נתמכות וגרסאות תצוגה מקדימה

כברירת מחדל, הכתבה מוגדרת בדרך כלל לאנגלית (ארצות הברית) , אך מיקרוסופט מתחזקת רשימה של שפות נתמכות במלואן ואחרות במצב תצוגה מקדימה . אלו שנמצאות במצב תצוגה מקדימה עשויות להיות מעט פחות מדויקות או בעלות תכונות פיסוק מוגבלות יותר, אך הן עדיין שמישות לחלוטין עבור מיילים יומיומיים.

החברה מוסיפה שפות ודיאלקטים חדשים בהדרגה , כך שגם אם אתם דוברים שפה פחות נפוצה, מומלץ לבדוק מעת לעת את רשימת שפות ההכתבה מכיוון שסביר להניח שתמיכה תופיע עם הזמן.

הגדרת הכתבה ופרטיות ב-Outlook

בנוסף לכפתור הכתבה, Outlook מציע תפריט הגדרות ייעודי הנגיש דרך סמל גלגל השיניים . משם, ניתן להתאים פרמטרים שונים כדי להתאים את החוויה לזרימת העבודה שלך.

בפאנל זה, אחת הנקודות המרכזיות היא השפה המדוברת : ניתן לבחור מהרשימה הנפתחת את השפה בה תכתבו, לשנות אותה בעת הצורך ולראות אילו אפשרויות פיסוק אוטומטי מופעלות עבור שפה ספציפית זו.

חשוב גם לבדוק את הגדרות המיקרופון . מהגדרות ההכתבה עצמן, ניתן לראות איזה התקן קלט נמצא בשימוש (מיקרופון פנימי של מחשב נייד, אוזניות USB, מיקרופון שולחני וכו') ולשנות אותו במידת הצורך כדי לשפר את איכות התמלול.

הגדרה מעניינת נוספת היא סימני פיסוק אוטומטיים . אם השפה שלך תומכת בכך, תוכל להפעיל או להשבית אפשרות זו כך שהמערכת תוכל להוסיף נקודות ופסיקים בצורה חכמה יותר בהתבסס על ההשהיות שלך בזמן הדיבור. זה יכול להיות נוח מאוד במיילים מהירים, אם כי תמיד תוכל לתקן ידנית כל דבר שאינך מרוצה ממנו.

לבסוף, ישנו מסנן שפה פוגענית המאפשר לך להסוות מילים שעלולות להיות רגישות באמצעות כוכביות. זה שימושי אם אתה מכתיב בקול רם בסביבות משותפות או אם אתה פשוט רוצה לוודא שלא יופיעו מונחים בעייתיים כפי שהם בדוא"ל.

מבחינת פרטיות, מיקרוסופט מסבירה שהיא אינה מאחסנת לצמיתות נתוני שמע או את הטקסט שנוצר מהקול שלך . התהליך כרוך בשליחת האודיו שלך לשירותי ענן כדי שיהפוך לטקסט ולאחר מכן החזרתו למסמך או לדוא"ל שלך, אך מבלי לשמור אותו לשימוש מאוחר יותר. למידע נוסף, התיעוד שלהם דן ב"חוויות מחוברות ב-Office", שם הם מפרטים תהליכים מסוג זה.

הפעלת הכתבה לדוא"ל ב-Mac: שימוש בהכתבה ב-macOS

אם אתם מעדיפים לא להסתמך על ההכתבה המובנית של Outlook, או אם אתם משתמשים בלקוחות דוא"ל אחרים כמו Gmail או Apple Mail, תוכלו להשתמש בהכתבה המקורית של macOS ( מדריכים להפקת המרב מה-Mac שלכם ), שעובדת כמעט בכל שדה טקסט במערכת.

שלב 1: הפעלת הכתבה ב-macOS

כדי להמיר את קולך לטקסט במחשב מק, הצעד הראשון הוא להפעיל את תכונת ההכתבה (Dictation) בהעדפות המערכת . התהליך הוא בערך כדלקמן:

1. לחץ על סמל Apple (למעלה משמאל) והיכנסו ל"העדפות מערכת".
2. בחר באפשרות "מקלדת" בתפריט ההגדרות.
3. הפעלת הכתבה מהכרטיסייה הרלוונטית, בחר את האפשרות להשתמש בהכתבה משופרת, אם זמינה.

שיפור ההכתבה מאפשר לחלק מזיהוי הקולי לעבוד גם במצב לא מקוון , ולפעמים משפר את מהירות התגובה בעת כתיבת מיילים ארוכים מאוד או הכתבה רצופה במשך זמן רב.

שלב 2: הכתבת האימייל ב-Gmail, Outlook או Apple Mail

לאחר שהפעלת את הכתבת המערכת, תוכל להשתמש בה בכל אפליקציית דוא"ל: Gmail בדפדפן שלך, Outlook עבור Mac או Apple Mail . macOS בדרך כלל מגדיר קיצור דרך כברירת מחדל הכולל לחיצה כפולה על מקש הפונקציה (Fn) כדי להתחיל להכתיב.

כשתלחצו על קיצור הדרך הזה, כל מה שתגידו יתחיל להיות מוקלד על המסך , כולל פקודות לפיסוק ("פסיק", "נקודה", "פסקה חדשה" וכו'), כך שתוכלו לכתוב מיילים ארוכים מאוד מבלי לגעת בקושי במקלדת.

הפעלת זיהוי דיבור של Windows כדי להכתיב הודעות דוא"ל

במקרה של Windows, ניתן גם להשתמש בזיהוי הדיבור של מערכת ההפעלה עצמה כדי להכתיב מיילים בכל פלטפורמה , בין אם זה Gmail בדפדפן או Outlook במחשב שולחני (ראו את המדריכים שלנו בנושא Windows ונגישות ).

שלב 1: הגדרת זיהוי דיבור ב-Windows

הצעד הראשון הוא להפעיל ולאמן קלות את מערכת זיהוי הדיבור. באופן כללי, תהליך העבודה הוא כדלקמן:

• פתח את לוח הבקרה חלונות
• היכנס לקטע "קלות גישה".
• לחץ על "זיהוי קולי".
• בחר אפשרות "הפעל זיהוי קולי".
• באשף ההתקנה, הקש על "הבא" ובחרו את סוג המיקרופון בו אתם מתכוונים להשתמש (אוזניות, מיקרופון שולחני וכו').
• לעשות את ה בדיקות שמע המוצעות על ידי המערכת כדי לכייל את עוצמת הקול והבהירות.
• בחר אם אתה רוצה את הפעלה ידנית או קולית (אמור פקודה כדי להפעיל אותה).
• החלט אם זיהוי קולי הוא זה יתחיל לפעול אוטומטית כשתפעיל את המחשב. או שתתחיל את זה בעצמך כשתצטרך.

בהתאם לגרסת Windows בה אתם משתמשים, ישנם הבדלים קלים במסכים ובאפשרויות, לכן תוכלו לעיין ב"מדריך ההתחלה המהירה" של מיקרוסופט עבור גרסת Windows הספציפית שלכם אם משהו אינו תואם במדויק.

שלב 2: הכתבת אימיילים בכל לקוח

לאחר הפעלת זיהוי קולי, ניתן להכתיב טקסט לשדות הכתיבה של Gmail, Outlook או כל תוכנת דוא"ל אחרת שבה אתם משתמשים במחשב. בדרך כלל אין קיצור דרך אחד להפעלה בכל האפליקציות, לכן הדרך הקלה ביותר היא להשאיר את כלי זיהוי הקולי פתוח בזמן הכתיבה.

בדיוק כמו ב-macOS, הקול שלך יתועתק ישירות לגוף ההודעה, תוך שמירה על כל סימני פיסוק ומעברי שורה שבהם אתה משתמש. זוהי דרך יעילה מאוד לחבר מיילים גדולים, דוחות או עדכוני פרויקטים מבלי להקליד הכל ידנית.

פתרון בעיות נפוצות בעת הכתבת מיילים

כמו כל דבר שמסתמך על מיקרופונים וחיבור לאינטרנט, גם הכתבה יכולה לפעמים להיתקל בתקלות שכדאי לדעת כיצד לזהות . מיקרוסופט מפרטת מספר הודעות ומצבים נפוצים יחד עם פתרונות מומלצים.

שגיאות מיקרופון עמוס או לא זמין

אם Outlook מציג לך הודעה כמו "יישום אחר משתמש במיקרופון" , זה בדרך כלל בגלל שפועל לך כלי אחר לשיחות וידאו, הקלטה או הכתבה שחוסם את התקן השמע.

במקרה כזה, פשוט סגור או השהה כל תוכנית המשתמשת במיקרופון (Zoom, Teams, מקליט שמע, תוכנית הכתבה אחרת הפועלת במקביל וכו') ונסה להפעיל שוב את הכתבה באאוטלוק.

לעיתים ייתכן שתראו הודעות כמו "בעיית מיקרופון", "מיקרופון לא זוהה" או "מיקרופון אינו נגיש ". במקרים אלה, עליכם לבדוק את הדברים הבאים:

• El המיקרופון מחובר כראוי. או, אם זה פנימי, שהמערכת מזהה זאת.
• Windows או macOS לאפשר לאפליקציות גישה למיקרופון של אופיס.
• המיקרופון אינו נוכח. מושתק על ידי חומרה (מתג פיזי, כפתור באוזניות וכו').

כאשר ההכתבה לא כותבת כלום או עושה הרבה טעויות

אם לא מופיע טקסט על המסך כשאתם מדברים, או שמופיעות מילים שגויות לחלוטין, או שחסרים חלקים מהמשפט , ישנן מספר נקודות שכדאי לבדוק:

• וודא שיש לך א חיבור אינטרנט מהיר ויציבמכיוון שחלק ניכר מהזיהוי מתבצע בענן.
• למזער רעשי רקע ככל האפשר: חלונות פתוחים, שיחות סגורות, מאווררים רועשים וכו'.
• נסה להתבטא טוב יותר ולדבר קצת יותר לאט ובכוונהבמיוחד בהתחלה בזמן שהמערכת "מתרגלת" לקול שלך.
• תבדוק אם אתה מיקרופון זקוק לעדכון דרייבר או אם אתם משתמשים במכשיר ישן מאוד שלא קולט צליל טוב.

אם אתם משתמשים במיקרופון המובנה של מחשב נייד ומוצאים שהדיוק לוקה בחסר, בדרך כלל מומלץ לנסות אוזניות עם מיקרופון או מיקרופון USB חיצוני . ההבדל באיכות מורגש מאוד כשאתם מכתיבים מיילים ארוכים מדי יום.

הכתבת מיילים בעזרת כלים ספציפיים: המקרה של VoiceMail

מעבר לתכונות ולמערכות ההפעלה המקוריות של מיקרוסופט, צצו כלים המתמקדים במיוחד בשימוש יומיומי בדוא"ל. אחד מהם הוא VoicyMail, תוסף לכרום שנועד להפוך הודעות מדוברות לדוא"ל כתוב היטב.

הרעיון פשוט מאוד: הקליטו פתק קולי קצר ונינוח ("היי דיוויד, בוא נעביר את הפגישה למחר ב-4, יש לי קונפליקט"), והתוסף יוצר אוטומטית אימייל שלם עם נושא, ברכת פתיחה, גוף קוהרנטי וסיום מקצועי.

התוצאה היא שאתם יכולים לדבר בנימה הטבעית שלכם, מבלי לדאוג לגבי הניסוח המדויק, והכלי דואג להמיר אותו להודעה מלוטשת ומוכנה לשליחה . זה שימושי במיוחד עבור אותם מיילים של עדכון, היכרות או מעקב שאתם מוצאים את עצמכם כותבים שוב ושוב.

תכונה מעניינת נוספת של VoicyMail היא שיש לה אפשרות פרטיות שמזהה ומסתירה מידע רגיש , כגון כתובות דוא"ל, מספרי טלפון ונתונים אישיים אחרים שאינכם רוצים שייחשפו ממש בגוף ההודעה.

בשלב הנוכחי, ההרחבה מוצעת בחינם כדי לאסוף משוב ולשפר את המוצר , וזו יכולה להיות הזדמנות טובה אם אתם כותבים הרבה מיילים ביום ורוצים לנסות תהליך עבודה שונה ללא עלות.

טיפ נוסף: שלחו הערות קוליות במקום מיילים ארוכים

בנוסף להכתבה המסורתית, ישנו הרגל שהולך וצובר תאוצה בצוותים מסוימים: במקום לכתוב אימייל ארוך מאוד בן ארבע פסקאות, הם פשוט מקליטים הערת קול קצרה ומכניסים אותה לאימייל, או שולחים אותה דרך Slack או Teams.

הרעיון הוא שבמצבים רבים, עדכון בעל פה של דקה מספיק וקל יותר לבליעה מאשר גוש טקסט ענק שהנמען שלך כנראה יעבור עליו.

גישה זו עובדת במיוחד עבור:

• עדכוני מצבהבוס או הצוות מאזינים לאודיו ומגלים הכל מבלי להזדקק לקריאת דוח.
• הסברים מורכביםקל יותר להסביר תהליך מסובך בעל פה מאשר לכתוב הוראות צפופות שאף אחד לא קורא.
• צמצום פגישותניתן להחליף "פגישות קצרות" רבות בכמה הערות קוליות שהוחלפו.
• כדי להעביר טון וניואנסיםדחיפות, אירוניה או אמפתיה נתפסות בצורה הטובה ביותר על ידי האזנה לקול.

אלו שמאמצים מערכת זו מדווחים בדרך כלל על חיסכון של בין 30 ל-45 דקות ביום , ושאנשים זוכרים את מה שנאמר טוב יותר מאשר כשהם מקבלים רק טקסט כתוב. יש להודות, זה עשוי להיראות בתחילה לא פורמלי מדי עבור תרבויות חברות מסוימות , אך ברגע שצוותים מתרגלים אליה, רבים מוצאים אותה אנושית ויעילה יותר.

בסופו של דבר, שילוב של הכתבה לכתיבת מיילים ארוכים במיוחד עם הערות קוליות מדוברות וכלים ספציפיים כמו VoicyMail מאפשר לכם לתקשר הרבה יותר מהר, עם טון טוב יותר ועם פחות מאמץ פיזי על המקלדת . אם תתארגנו היטב, תוכלו להפחית משמעותית את הזמן שאתם משקיעים בכתיבת מיילים מבלי להתפשר על בהירות או מקצועיות בהודעות שלכם.