כיצד לפנות מקום ב-Gmail ובחשבון גוגל שלך ביעילות

דף הבית » אנדרואיד » כיצד לפנות ביעילות מקום ב-Gmail ובחשבון גוגל שלך

אם אתם משתמשים בחשבון גוגל שלכם כבר שנים, קל מאוד לקבל את האזהרה המפחידה הזו מג'ימייל יום אחד: נגמר לכם המקום . בין מיילים ישנים, קבצים מצורפים ענקיים, תמונות ומסמכים ב-Drive, אותם 15 ג'יגה-בייט של אחסון חינמי (או כמות העבודה של החברה או האוניברסיטה שלכם) מתמלאים מהר יותר מהצפוי.

החדשות הטובות הן שבעזרת כמה צעדים מתוכננים היטב, תוכלו לשחזר ג'יגה-בייט רבים תוך דקות ספורות מבלי לאבד שום דבר חשוב באמת. במדריך זה, תראו, שלב אחר שלב ועם טיפים ספציפיים, כיצד לנקות את Gmail, Drive, Google Photos ו-Google One כדי למקסם את שטח האחסון שלכם ולהימנע משימוש בתשלום עבור שטח אחסון נוסף אם אינכם רוצים בכך.

איך לגלות מה תופס מקום בחשבון גוגל שלך

לפני שמחקים משהו באופן לא רצוני, חשוב להבהיר לאן הולך המקום : בין אם זה לאימיילים, מסמכי Drive או תמונות וסרטונים.

הדרך המהירה ביותר לראות זאת היא לגשת אל drive.google.com/drive/quota . דף זה מציג רשימה של קבצי Drive שלך, ממוינים מהגדול לקטן ביותר, וגם כמה אחסון אתה משתמש ב- Google Drive, Gmail ו-Google Photos . זה יעזור לך להבין היכן למקד את המאמצים שלך: אולי זה לא כל כך האימיילים, אלא חבורה של סרטונים ענקיים ב-Drive או גיבויים שנשכחו.

אם החשבון שלך הוא חשבון עסקי, בית ספרי או אוניברסיטה המשתמש ב-Google Workspace, זכור שמגבלת האחסון שלך נקבעת על ידי הרישיון או מנהל המערכת שלך . ארגונים מסוימים עברו מאחסון בלתי מוגבל למכסות ספציפיות (לדוגמה, 200 ג'יגה-בייט לצוות, 50 ג'יגה-בייט לסטודנטים או אפילו 1 ג'יגה-בייט לבוגרים). אם אתה נופל תחת אחת מהקטגוריות הללו, ניקוי זה חשוב אף יותר.

כמו כן, זכור כי מידע על שטח פנוי לא תמיד מתעדכן באופן מיידי . לפעמים, לאחר מחיקת קבצים או הודעות דוא"ל רבות, זה יכול לקחת מספר שעות או אפילו יומיים עד לשקף במדויק את השטח הפנוי. אל תדאג אם אינך רואה את השינוי באופן מיידי.

כל דבר בחשבון שלך תופס מקום: אימיילים (כולל ספאם ואשפה), קבצי Drive ותמונות/סרטונים מתמונות גוגל . המפתח הוא לטפל תחילה בפריטים הגדולים ביותר: קבצים מצורפים גדולים, סרטונים וגיבויים.

ניקוי קבצים גדולים בגוגל דרייב

חלק ניכר מהאחסון נמצא לעתים קרובות ב- Google Drive, במיוחד קבצים גדולים כמו סרטונים, קבצי PDF גדולים, גיבויים ותוכנות. התחלה שם יכולה לפנות ג'יגה-בייט תוך דקות ספורות.

עבור אל drive.google.com/drive/quota . תראה את כל הקבצים שלך ממוינים לפי גודל, מהגדול ביותר לקטן ביותר. סמן את הקבצים שבראש הדף: אלה בדרך כלל סרטונים, קבצים דחוסים (ZIP, RAR), תמונות גדולות או מסמכים טכניים שאינך זקוק להם עוד.

כאשר אתם מוצאים משהו שברצונכם להסיר, לחצו לחיצה ימנית על הקובץ ובחרו "העבר לאשפה ". ניתן לבחור מספר קבצים בו זמנית לעיבוד מהיר יותר. ניתן גם להשתמש בסרגל החיפוש של Drive כדי למצוא תיקיות או סוגי קבצים ספציפיים שאינכם זקוקים להם עוד.

שימו לב לפרט חשוב זה: קבצים שנשלחים לאשפה של Drive ממשיכים לתפוס מקום עד שתרוקנו אותה. כדי לוודא שהניקוי ייכנס לתוקף, גשו למקטע "אשפה" של Drive, ודאו שאין דבר שברצונכם לשחזר ולחצו על "רוקן את האשפה ". מאותו רגע ואילך, קבצים אלה נמחקים לצמיתות והמקום מתפנה.

אם תמחק הרבה קבצים בבת אחת, ייתכן שיחלוף זמן מה עד ששטח האחסון יתעדכן . זה נורמלי שמונה האחסון לא יורד באופן מיידי; תן למערכת קצת זמן.

מצא ומחק אימיילים שתופסים הכי הרבה מקום ב-Gmail.

בג'ימייל, מה שבדרך כלל תופס הכי הרבה מקום אינו ההודעות עצמן, אלא קבצים מצורפים גדולים (סרטונים, מצגות, קבצי PDF מרובי עמודים, תמונות ברזולוציה גבוהה וכו'). ניקוי הודעות הדוא"ל הללו הוא אחת הדרכים היעילות ביותר לפנות מקום במהירות.

ב-Gmail אין כפתור למיון לפי גודל, אך הוא מאפשר לך לסנן לפי גודל קובץ באמצעות חיפוש מתקדם . פתח את Gmail ולחץ על החץ למטה מימין לסרגל החיפוש כדי לגשת לאפשרויות המתקדמות.

בחלון שנפתח, אתר את השדה "גודל" . שם תוכל לציין שברצונך לראות רק הודעות דוא"ל גדולות מגודל מסוים (לדוגמה, 10 מגה-בייט או 15 מגה-בייט). לחץ על "חיפוש" ו-Gmail יציג בפניך את כל ההודעות שחורגות ממגבלה זו, בדרך כלל אלו עם קבצים מצורפים גדולים.

ניתן לעשות את אותו הדבר אפילו מהר יותר באמצעות אופרטורי חיפוש. לדוגמה, אם תקלידו larger:10M בשורת החיפוש , Gmail יפרט את כל האימיילים הגדולים מ-10 MB. אם לא מופיע שום דבר עם 50M, נסו 10M או אפילו 5M עד שתמצאו את הטווח עם האימיילים הגדולים ביותר.

לאחר שהודעות אלו מופיעות בתצוגה, בחר את ההודעות שאינך זקוק להן ומחק אותן . אם ברצונך לחזור על ניקוי זה מעת לעת מבלי שתצטרך לזכור את הפקודה, תוכל ליצור סימניה בדפדפן שלך עם כתובת URL כמו https://mail.google.com/mail/u/#search/size:10M (תוך החלפת 10M בגודל המועדף עליך).

מחקו מיילים ישנים שכבר אינכם צריכים

לא רק הקבצים המצורפים תופסים מקום; שנים של שימוש צוברות גם אלפי מיילים שכבר לא הגיוניים : התראות ברשתות חברתיות, ניוזלטרים, התראות משירותים שכבר לא משתמשים בהם... ניקוי לפי גיל הוא טקטיקה יעילה מאוד נוספת.

לשם כך, השתמשו שוב בחיפוש המתקדם של Gmail , אליו ניתן לגשת על ידי לחיצה על החץ שליד סרגל החיפוש. בחלון שנפתח, אתר את השדה "טווח תאריכים" . ניתן לבחור תאריך ספציפי ולבקש מ-Gmail להציג לכם הודעות דוא"ל שנשלחו לפני תאריך זה.

לדוגמה, ניתן לקבוע תאריך סיום ולבקש ממנו להציג את כל מה שהתקבל בשנה הנוכחית או בשנים קודמות. זה יאפשר לכם לאתר הודעות ישנות מאוד שכנראה אינכם צריכים עוד לשמור.

אם אתם מרגישים בנוח עם אופרטורים, תוכלו גם להקליד חיפושים כמו before:2021/01/01 כדי לראות את כל מה שקורה לפני, נניח, ינואר 2021. באופן דומה, תוכלו לשלב תאריכים עם גודל, באמצעות משהו כמו larger:5M before:2022/01/01 כדי למצוא קבצים מצורפים גדולים אך ישנים.

כאשר יש לכם את האימיילים הישנים האלה על המסך, סקרו אותם במהירות ומחקו כל מה שאתם לא רוצים לשמור . אם אתם מהססים למחוק הכל, תמיד תוכלו להשמיט הודעות חשובות מבנקים, מחוזים או עניינים משפטיים.

זכרו שכל דבר שתשלחו לפח ימשיך לתפוס מקום עד שתרוקנו אותו . נראה כיצד לעשות זאת כראוי בהמשך.

ספאם, אשפה ותיקיות אחרות שגם הן תופסות מקום

אנשים רבים חושבים שהודעות בתיקיות ספאם או אשפה "לא נחשבות", אבל ב-Gmail, כל ההודעות המאוחסנות תופסות מקום , לא משנה היכן הן נמצאות. אם מעולם לא נגעתם ​​בתיקיות אלה, ייתכן שיש לכם שם אלפי הודעות דוא"ל שנשכחו.

כדי לגשת לקטעים אלה, לחץ על "עוד" בתפריט הצד של Gmail (אם אינך רואה אותם באופן מיידי). תיקיות נוספות יופיעו, כולל "ספאם" ו"אשפה " . ראשית, עבור אל ספאם ולחץ על "מחק את כל הודעות הספאם כעת" כדי לרוקן אותו בבת אחת. אם אתה מעדיף, תוכל לבחור ולמחוק רק חלק מההודעות.

לאחר מכן, עבור לתיקיית "אשפה" . כאן תראה את כל מה שמחקת לאחרונה. Gmail מוחק אותו אוטומטית לאחר 30 יום, אך אם אתה זקוק למקום פנוי כעת, תוכל ללחוץ על "רוקן את האשפה כעת ". פעולה זו תמחק לצמיתות את ההודעות ותפנה מקום.

שימו לב שלאחר שתרוקנו את האשפה, לא תוכלו לשחזר את האימיילים הללו . אם יש לכם שאלות לגבי אימייל, השאירו אותו באשפה והוא יימחק אוטומטית לאחר חודש.

אותו היגיון חל גם על שירותים אחרים: בתמונות גוגל, בדרייב, או אפילו בגיבויים של טלפונים ניידים מסוימים, האשפה משתמשת שוב בשטח עד שתרוקנו אותה . מומלץ לבדוק זאת מדי פעם.

ניקוי תמונות וסרטונים בתמונות גוגל כדי לפנות מקום

תמונות תופסות מקום, אבל סרטונים הם חזירי ג'יגה-בייט אמיתיים . אם אתם מבצעים הרבה גיבויים אוטומטיים, חלק ניכר ממכסת האחסון שלכם עשוי להתבזבז על ידי ארבעה או חמישה סרטונים ארוכים בלבד.

כדי למצוא אותם במהירות, עבור אל https://photos.google.com/search/_tv_video . שם תראה את הסרטונים שלך מאורגנים ותוכל לבחור את אלה שאינך זקוק להם. לאחר שבחרת, לחץ על "מחק" כדי לשלוח אותם לאשפה של תמונות.

יש גם קטע פחות מוכר: https://photos.google.com/unsupportedvideos . דף זה מציג סרטונים ש-Google Photos אינו מזהה כתואמים ולכן אינם מופיעים בחיפושים רגילים. למרות שהם אינם מופיעים באלבומים שלך, הם עדיין תופסים מקום אחסון . סקור אותם ומחק כל מה שאינך זקוק לו.

מעבר לסרטונים, ניתן להשתמש בחיפוש של תמונות גוגל או בכרטיסייה "גילוי " כדי למצוא קבוצות של תמונות המועמדות לניקוי: צילומי מסך, תמונות מטושטשות, כפילויות, תמונות של מסמכים שכבר שמרת במקום אחר וכו'. ניתן גם לגלול בין התמונות הישנות שלך ולמחוק כל דבר שמיותר בבירור.

לאחר שסיימתם לנקות, גשו לקטע "אשפה" בתמונות גוגל ואשרו שברצונכם למחוק את התמונות והסרטונים. לאחר מכן הקישו על "רוקן אשפה ". מאותו רגע ואילך, פריטים אלה יימחקו לצמיתות, ויפנו את המקום שתפסו. אם תמחקו מאות או אלפי תמונות בבת אחת, זה נורמלי שמונה האחסון ייקח קצת זמן להתכוונן.

השתמש ב-Google One כדי לנהל ולפנות אחסון

גוגל וואן לא עוסק רק בתשלום עבור שטח אחסון נוסף: הוא מציע גם מנהל אחסון נוח מאוד שעוזר לך לאתר ולמחוק תוכן שאינך זקוק לו ב-Gmail, Drive ותמונות.

מהמחשב שלך, עבור אל one.google.com ונווט אל הקטע "אחסון" . שם תראה קטע בשם "החזר את השטח שלך" או "פנה שטח חשבון". לחץ עליו כדי לגשת למנקה.

המערכת תציג בפניכם קטגוריות שונות של תוכן שתוכלו למחוק: קבצים גדולים, פריטים באשפה, הודעות דואר זבל, קבצים מצורפים גדולים ותמונות מטושטשות , בין היתר. תוכלו להיכנס לכל קטגוריה ולבחור מה ברצונכם למחוק. בהתאם לסוג הקובץ, יהיו לכם אפשרויות למיין לפי גודל, תאריך או סוג.

במקרה של תמונות גוגל, אם אתם רואים משהו שברצונכם לשמור לפני מחיקתו, תוכלו ללחוץ על "הורד" כדי לשמור עותק מקומי. לאחר שבדקתם את הכל, בחרו את הפריטים שאינכם צריכים ולחצו על "מחק לצמיתות" (או "העבר לאשפה" במקרה של תמונות). לאחר האישור, המקום יתחיל להתפנה.

יתרון נוסף של Google One הוא שהוא מרכז את פרטי האחסון בכל השירותים ומקל על פתרונות לבעיות נפוצות, כמו למשל כאשר נפח האחסון אינו גדל מיד לאחר מחיקת דברים או שדרוג לתוכנית גדולה יותר.

מה קורה כשנגמר לך המקום בגוגל?

אם ייגמר לכם המכסה (בין אם מדובר ב-15 ג'יגה-בייט בחינם או במכסת Google Workspace/Google One), הקבצים שלכם לא יימחקו, אך תכונות רבות ייחסמו עד שתפנו מקום או תשדרגו את התוכנית.

ב- Gmail , לא תוכלו עוד לשלוח או לקבל אימיילים. הודעות שנשלחו אליכם יוחזרו לשולח עם הודעה שתיבת הדואר שלכם מלאה. ב- Google Drive , לא תוכלו להעלות קבצים חדשים או ליצור מסמכים חדשים ב-Docs, Sheets, Slides, Forms, Drawings או Videos. בנוסף, הקבצים ששיתפתם לא יהיו ניתנים עוד לעריכה או להעתקה על ידי אחרים.

בתמונות גוגל , גיבויים אוטומטיים יופסקו: לא יישמרו תמונות או סרטונים חדשים עד שיהיה לך מספיק מקום. כל מה שכבר הועלה יישמר, אך לא יתווסף שום דבר חדש.

כדי לצאת מהמצב הזה, יש לכם שתי אפשרויות: לפנות מקום על ידי מחיקת תוכן (כפי שאנחנו מסבירים) או לקנות עוד אחסון עם Google One. אם תחליטו לשנות את התוכנית שלכם, זכרו שהמגבלה החדשה מחליפה את הישנה, ​​היא לא מתווספת אליה; לדוגמה, מעבר מ-100 ג'יגה-בייט ל-200 ג'יגה-בייט פירושו שהמגבלה הכוללת החדשה שלכם תהיה 200 ג'יגה-בייט.

לאחר שינוי התוכנית, זה נורמלי שיחלפו עד 24 שעות עד שהמרחב החדש יופיע . אם הוא עדיין לא עודכן לאחר זמן זה, נסה להתנתק ולהיכנס שוב, באמצעות חלון גלישה בסתר או דפדפן אחר (Chrome, Edge, Firefox וכו'). במכשירי iPhone ו-iPad, לפעמים פשוט סגירה ופתיחה מחדש של אפליקציית Google One עוזרת.

ניהול תוכניות אחסון ומנויים

אם רכשתם תוכנית Google One מהאינטרנט או ממכשיר אנדרואיד, ניהול המנוי שלכם אינו זהה לחלוטין לניהול המנוי מחנות האפליקציות של אפל . חשוב להבין זאת כדי למנוע בלבול כשתרצו לשנות או לבטל את התוכנית.

כשנרשמים ל-Google One דרך האינטרנט, ניתן לשנות את התוכנית או לבטל אותה ישירות באתר one.google.com . עבור אל "הגדרות" וחפש את האפשרות "שנה תוכנית מנוי" או "ביטול מנוי". שם ניתן לבחור מגבלת אחסון חדשה (חודשית או שנתית) או לבטל את השירות.

אם ברצונך לנהל את המנוי שלך מאייפון או אייפד, עליך לרכוש את התוכנית דרך App Store . אם רכשת אותה באינטרנט, לא תוכל לשנות אותה מאפליקציית iOS; תצטרך לבטל אותה תחילה באינטרנט ולאחר מכן לרכוש תוכנית חדשה דרך App Store כדי לנהל אותה משם.

כמו כן, ודאו שוב שאתם משתמשים בחשבון הנכון: קל יחסית לשלם עבור תוכנית Google One בחשבון שאינו כתובת האימייל העיקרית שלכם . אם אתם רואים את החיוב בכרטיס שלכם אבל שטח האחסון אינו כפי שאתם מצפים שיהיה, בדקו אם אתם מחוברים עם מספר חשבונות בו זמנית, ואם יש צורך, בטלו את התוכנית בחשבון הלא נכון והירשמו שוב בחשבון הנכון.

לבסוף, זכרו שאם היה לכם אחסון במסגרת מבצע (לדוגמה, מרכישת מכשיר) , אחסון זה יישאר גם אם תשנו את התוכנית שלכם, כל עוד המבצע עדיין בתוקף.

גיבויים של וואטסאפ ופריטים אחרים שתופסים מקום מבלי שתשימו לב

אם אתם משתמשים בטלפון אנדרואיד, גיבויי הוואטסאפ שלכם עשויים לתפוס חלק משמעותי מאחסון גוגל שלכם מבלי שתשימו לב לכך.

כדי לסקור אותם מאפליקציית Google One, פתחו את האפליקציה בטלפון, גשו לכרטיסייה "אחסון" והקישו על "פינוי מקום בחשבון ". שם, בקטע "מחק פריטים אחרים", תראו קטע ספציפי עבור WhatsApp . משם, תוכלו לבחור גיבוי ולהקיש על "מחק גיבוי ".

אם אתם מעדיפים לעשות זאת מהדפדפן שלכם, גשו אל one.google.com/backup/management/whatsapp . שם תראו את הגיבויים הקיימים, וליד כל אחד מהם, את כפתור "מחק גיבוי" . גם אם תמחקו את הגיבוי, WhatsApp עדיין יוכל ליצור גיבויים חדשים בעתיד אם הפעלתם את התכונה בהגדרות האפליקציה.

בדקו גם גיבויים אחרים שעשויים להיות בחשבון גוגל שלכם (ממכשירים ישנים יותר, לדוגמה). לעתים קרובות תופתעו לגלות כמה מקום תוכלו לשחזר על ידי מחיקת גיבויים מטלפונים שכבר אינכם משתמשים בהם.

אם אתם חולקים אחסון עם תוכנית משפחתית של Google One, זכרו שכל בני המשפחה משתמשים באותה כמות אחסון . אם מישהו משתמש ביותר מדי, תצטרכו לתאם עם אותו אדם, או, אם אתם מנהלי קבוצת המשפחה, לבדוק את השימוש של כל חבר ולהסכים על ניקוי משותף.

שיטות עבודה מומלצות למניעת התמלאות מהירה כל כך ב-Gmail

לאחר שסיימתם את הניקיון הגדול, מגיע החלק החשוב: מניעת התמלאות נוספת של החלל תוך יומיים . בעזרת כמה הרגלים פשוטים, תוכלו לשמור על חשבונכם בריא הרבה יותר זמן.

ראשית, התרגלו לשמור קבצים מצורפים חשובים מחוץ לג'ימייל . אם קובץ חשוב, הורידו אותו והעלו אותו ל-Google Drive (או לשירות אחסון ענן אחר), או שמרו אותו בכונן קשיח חיצוני. שימוש בדוא"ל כמקום אחסון קבוע לקבצים גדולים הוא מתכון למילוי הג'יגה-בייט שלכם.

אמצעי יעיל נוסף הוא לבטל את המנוי לניוזלטרים ומנויים שכבר אינם מועילים לכם. כל ניוזלטר שאתם לא קוראים הוא זרם קבוע של מיילים שרק מפריעים לכם. הודעות רבות כוללות קישור לביטול מרשימת התפוצה; הקדשת מספר דקות לעשות זאת יכולה לחסוך לכם מאות מיילים בחודש.

בנוסף, Gmail מאפשר לך לארגן טוב יותר את תיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות תוויות וקטגוריות ("ראשי", "רשתות חברתיות", "קידומי מכירות", "התראות", "פורומים" וכו'). אלה לא מפנים מקום בפני עצמם, אבל הם מקלים על זיהוי קבוצות של הודעות דוא"ל לא מועילות (לדוגמה, קידומי מכירות ישנים) ומחיקתן באופן גורף ללא דאגה.

כאשר ברצונך לשמור אימייל אך לא לראות אותו בתיבת הדואר הנכנס שלך, השתמש באפשרות "ארכוב" . ההודעה תעבור מהתצוגה הראשית ל"כל תיבת הדואר הנכנס" ותוכל למצוא אותה מאוחר יותר באמצעות פונקציית החיפוש, מבלי להעמיס על שגרת יומך. עם זאת, אחסון בארכיון אינו חוסך מקום אחסון: האימייל עדיין תופס את אותה כמות מקום , אך לפחות הכל יהיה מאורגן יותר.

לבסוף, הקדישו זמן מדי פעם (לדוגמה, פעם בחודש) כדי לחזור על כמה מהחיפושים המרכזיים: larger:10M , אימיילים ישנים מתאריך מסוים, ניקוי ספאם ואשפה, בדיקת אשפה ב-Drive וב-Google Photos... בעזרת שגרה פשוטה זו, תמנעו מלהגיע למגבלת האחסון שלכם ותוכלו להמשיך להשתמש ב-Gmail ובשאר השירותים בראש שקט מוחלט.

על ידי ביצוע האסטרטגיות המשולבות הללו - זיהוי מה תופס הכי הרבה מקום, ניקוי קבצי Drive גדולים, מחיקת אימיילים עם קבצים מצורפים רבים, ריקון ספאם ואשפה, סקירת תמונות וסרטונים, מעבר על מנהל Google One והתאמת גיבויים ומנויים - בהחלט אפשרי לשחזר כמות טובה של מקום ב-Gmail ובחשבון Google שלך ​​מבלי לוותר על מה שחשוב באמת ומבלי להיאלץ לרכוש אחסון נוסף אם זה לא שווה את זה.